Règlements généraux

1. Dispositions générales

1.1. Dénomination sociale

Le présent organisme, connu et désigné sous le nom de FC des Vallées, ci-après le FCV, est un organisme à but non lucratif, conformément à la partie III de la Loi sur les compagnies de la province de Québec (L.R.Q., chap. C-38), et qui a été enregistrée le ______18.

1.2. Sigle et logo

Le sigle de l’Association est « ____ ». L’utilisation du logo à des fins publicitaires, promotionnelles, personnelles ou autres doit être dûment autorisée par le Conseil d’administration. Le logo du FC des Vallées est:

1.3. Siège social

Le siège social du FCV est établi sur son territoire à l’adresse déterminée par résolution du conseil d’administration, qui est la suivante : 57 chemin Montréal Est, Gatineau, QC, J8M 1K3.

1.4. Juridiction

Sujet aux modifications de sa mission et conformément aux règlements généraux, le FCV a juridiction sur l’ensemble de son territoire.

1.5. Mission

Le FCV vise à offrir aux citoyens l’occasion de jouer au soccer dans un cadre collectif, en fonction de son âge, ses capacités, son talent et de son ambition pour répondre au besoin de développement individuel de chaque joueur/joueuse.

1.6. Vision

Être un club de soccer de référence en matière de plaisir et de développement des enfants dans la région de l’Outaouais, tout en offrant des services de qualité aux niveaux récréatif et compétitif. D’entretenir chez tous les membres le sentiment d’appartenance face à une organisation respectueuse, solide et fiable.

1.7. Objectifs

  • Développer, encourager et valoriser le sentiment d’appartenance ;
  • Utiliser le soccer comme un outil d’apprentissage auprès des joueurs, des entraîneurs et des parents;
  • Guider les athlètes en quête de haute performance à atteindre leurs objectifs ;
  • Maximiser l’efficacité de notre service client.

1.8. Valeurs sportives et éducatives

  • Esprit sportif
  • Respect des individus en acceptant leurs différences de niveau du jeu
  • Respect des règles du jeu, de l’environnement, des équipements, de l’autorité
  • Respect de l’adversaire.
  • Goût de l’excellence
  • Avoir l’attitude, le comportement, l’envie du dépassement de soi.
  • Passion
  • Développer et entretenir l’amour et le plaisir de son sport
  • Transmettre sa passion de façon positive sur et en dehors du terrain.

1.9. Affiliation

  • Le FCV est membre de la Fédération québécoise de soccer football (FSQ) et par ce fait même de la Fédération canadienne de soccer, le corps dirigeant de la pratique de soccer au Canada.
  • À ce titre, l’ensemble des Règlements généraux et des règlements de régie interne de la Fédération québécoise de soccer football et de la Fédération canadienne de soccer s’appliquent au Club FCV qui s’engage à les respecter. En cas d’incompatibilité entre ces règlements et ceux du Club FCV les règlements du Club FCV ont préséance.
  • Le Club FCV est aussi membre de l’Association régionale de soccer de l’Outaouais (A.R.S.O.), de la Ligue régionale de soccer de l’Outaouais (L.R.S.O.) et de l’Unité régionale de loisirs et de sports de l’Outaouais (U.R.L.S.O.)

2. Membres

2.1. Catégories

Le FCV reconnait deux (2) catégories de membres : actifs et honoraires.

2.1.1.  Le membre actif : toute personne physique qui se conforme à une ou plusieurs des conditions qui suivent et ce, dans l’année en cours :

·       Être un joueur actif ayant dûment acquitté tous les frais relatifs à sa participation aux diverses activités auxquelles il participe. Dans le cas d’un joueur d’âge mineur, la mère, le père ou le tuteur légal peut exercer son droit de vote, à raison d’un seul par membre;

·      Être un membre du conseil d’administration;

·       Être une personne physique bénévole âgée de 18 ans ou plus, notamment, mais non limitativement, un bénévole enregistré, un assistant entraineur, un entraineur et un gérant d’équipe;

·       Être un membre honoraire voté et désigné par le conseil d’administration, où il est invité à participer à certaines réunions du conseil d’administration, sans toutefois y avoir droit de vote. Étant à la fois membre actif et honoraire, il garde son droit de vote lors des assemblées des membres;

·       Être une autre personne physique, désignée majoritairement par le conseil d’administration pour effectuer une tâche au sein du FCV, à l’exclusion de toute personne rémunérée par le FCV;

·       Ne pas avoir fait l’objet d’une suspension ou d’une expulsion par le FCV, sans quoi il perdra son titre de membre actif et l’exercice de ses droits.

 

2.1.2. Le membre honoraire : Le conseil d’administration peut nommer, par simple résolution, comme membre honoraire :

·       Toute personne qui aura rendu service à l’organisme par son travail, ses donations, ou qui aura manifesté son appui dans la réalisation des buts poursuivis par l’organisme

Les membres honoraires peuvent participer aux activités de l’organisme et assister aux assemblées des membres, mais ils n’ont pas Ie droit de voter lors de ces assemblées. Ils ne sont pas éligibles comme administrateurs de l’organisme.

 

Dans le cas de l’élection d’un membre honoraire qui est à la fois un membre actif de l’___, celui-ci est invité par le conseil d’administration à participer à certaines réunions, sans toutefois avoir un droit de vote lors de ces réunions.

2.2. Cotisation annuelle

Le conseil d’administration détermine annuellement le taux de cotisation qui est exigé de ses membres pour leur affiliation et leur participation aux activités du FCV, selon les modalités et aux périodes déterminées par celui-ci.

2.3. Affiliation

L’affiliation du FCV est annuelle et se termine à la date déterminée par la Fédération de Soccer du Québec (FSQ).

2.4. Retrait, suspension ou expulsion d’un membre

Tout membre peut se retirer en significant par écrit son retrait ou sa démission au président ou au vice-président du FCV ou par tout autre moyen que le conseil d’administration jugera acceptable.

 

Le conseil d’administration peut réprimander, suspendre, expulser pour une période qu’il détermine ou radier définitivement tout membre qui ne se conforme pas aux règlements, politiques, directives en vigueur ou qui agit contrairement aux intérêts du FCVou que sa conduite est préjudiciable au FCV. Constitue notamment une conduit préjudiciable le fait:

Ø  D’avoir été accuse ou condamné pour une infraction à caractère sexuel, incluant le harcèlement sexuel ou, être condamné ou avoir été condamné en vertu du code criminel canadien;

Ø  De critiquer de façon intempestive et répétée le FCV ou ses membres, de divulguer des informations confidentielles ou internes aux décisions prises aux réunions du FCV ou de ne pas respecter les politiques établies par le FCV;

Ø  De porter des accusations fausses ou mensongères à l’endroit du FCV, de ses membres ou de son personnel;

Ø  D’enfreindre les lois relatives aux personnes morales, ses règlements ou manquer à ses obligations d’administrateur.

Le conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il déterminera ponctuellement, en autant que le membre visé soit informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche, qu’il ait l’occasion de se faire entendre sur le sujet et que la décision le concernant soit prise avec impartialité. Cette décision est finale et sans appel au sein de l’organisme.

3. Assemblée des membres

3.1. Composition

L’assemblée générale se compose de tous les membres actifs et honoraires de l’organisme.

3.2. Assemblée annuelle

L’assemblée annuelle des membres est tenue dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de l’organisme, à la date et à l’endroit fixé par le conseil d’administration.

3.3. Ordre du jour

L’ordre du jour de l’Assemblé Générale Annuelle doit inclure les points suivants :

• Ouverture de l’assemblée

• Enregistrement des présences et constatation du quorum

• Lecture et adoption du projet d’ordre du jour

• Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle et des procès-verbaux des assemblées générales extraordinaires qui ont eu lieu entre-temps.

• Rapport du président

• Rapport du comité technique

• Dépôt et adoption des états financiers

• Présentation des prévisions financières

• Rapport des administrateurs et des comités (s’il y a lieu)

• Ratification des modifications aux règlements généraux (s’il y a lieu)

• Nomination des auditeurs

• Nomination du président et du secrétaire d’élection

• Période de questions

• Élections des administrateurs

• Levée de l’assemblée

L’ordre du jour de toute assemblée générale extraordinaire ne devra porter que sur le sujet pour lequel elle est convoquée.

3.4. Pouvoir

L’assemblée générale annuelle ou extraordinaire a le pouvoir de:

• dissoudre le FCV;

• recevoir les rapports et recommandations du CA;

• recommander les grandes orientations du FCV;

• faire l’élection du conseil d’administration.

3.5. Assemblée générale extraordinaire

L’assemblée générale extraordinaire est convoquée par Ie secrétaire sur demande du conseil d’administration. Cependant, Ie conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres sur demande par écrit de ceux-ci, qui devra spécifier Ie but et les objets d’une telle assemblée générale extraordinaire et qui devra être signée par au moins un dixième (1/10) des membres. À défaut par le conseil d’administration de convoquer et de tenir une assemblée générale extraordinaire demandée par les membres dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la demande écrite, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite. Seuls les sujets mentionnés dans I’avis de convocation peuvent être traités au cours d’une assemblée générale extraordinaire.

3.6. Avis de convocation

L’avis de convocation pour toute assemblée doit être communiqué aux membres au moins sept (7) jours avant la tenue de l’assemblée, selon les moyens de communication que jugera le conseil d’administration. L’avis de convocation doit contenir au moins les informations suivantes : la date de l’assemblée, l’heure et le lieu.

3.7. Quorum

Le quorum d’une assemblée est atteint lorsqu’au moins 50% +1 des membres du conseil d’administration sont présents ou qu’au minimum un (1) membres soient présents.

3.8. Vote

Afin qu’un membre actif puisse assister à toute assemblée générale et y avoir droit de vote, il doit se conformer aux conditions suivantes :

• Ne devoir aucune somme d’argent au FCV, à l’ARSO, à la FSQ et à l’ACS;

• Avoir respecté les règlements généraux du FCV;

• Ne pas avoir été exclu du FCV, l’ARSO, FSQ ou l’ACS, ni être sous le coup d’une suspension;

Lors d’une assemblée générale annuelle et/ou d’une assemblée générale extraordinaire, chaque membre actif de l’organisme a droit à une (1) voix. Le vote par procuration n’est pas permis.

Sauf mention contraire dans les statuts ou les règlements du FCV, les décisions prises à l’assemblée générale annuelle et aux assemblées générales extraordinaires sont votées à la majorité des voix exprimées et sont exécutoires. En cas d’égalité des voix, le président exerce son droit de vote prépondérant. (il a un vote supplémentaire qu’il peut utiliser comme vote prépondérant afin de briser une égalité selon le cas). Le vote se fait à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par la majorité des membres actifs présents à l’assemblée. Dans un tel cas, le président de l’assemblée nomme 2 scrutateurs qui distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les communiquent au président.

Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation. Dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection sera faite par scrutin secret à la majorité des voix.

4. Conseil d’administration

4.1. Éligibilité

Tout membre actif, âgé de 18 ans et plus, peut être administrateur de l’organisme. Les employés de l’organisme ne peuvent occuper des postes d’administrateurs, tout comme deux personnes d’une même famille ne peuvent occuper des postes d’administrateurs en même temps. Les administrateurs sortant en charge sont rééligibles. Un non-membre peut être admis sur le conseil d’administration s’il possède une expertise recherchée et qu’il est proposé par un membre actif.

Définition du mot famille : toute association de deux personnes ou plus liées entre elles par les liens de consentement mutuel (conjoints), par la naissance, par l’adoption, par la recomposition familiale ou par le placement et qui, ensemble, assument la responsabilité familiale de diverses fonctions tout au long de la vie. Cette définition inclut également les personnes vivant seules qui peuvent avoir des liens familiaux, sans nécessairement vivre sous le même toit.

4.2. Composition et durée des fonctions

Le conseil d’administration est composé d’au moins cinq (5) administrateurs et d’au plus 12 administrateurs. La durée de leur mandat est de deux (2) ans. Les administrateurs élus du FCV sont :

• Président

• Vice-président administratif

• Vice-président technique (s’il y a lieu)

• Secrétaire

• Trésorier

• Registraire

• Responsable de l’équipement (s’il y a lieu)

• 5 postes d’administrateurs généraux

Les postes suivants sont élus les années paires : vice-président, secrétaire et jusqu’à 4 membres.

Les postes suivants sont élus les années impaires : président, trésorier, et jusqu’à 4 membres.

Pour le poste de président, il est impossible d’agir à ce titre pour plus de 2 termes consécutifs (quatre (4) années consécutives).

4.3. Postes vacants

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais Ie remplaçant ne demeure en fonction que pour Ie reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lorsque des vacances surviennent dans Ie conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les combler et, dans I’intervalle, ils peuvent continuer à agir en autant que Ie quorum subsiste.

4.4. Retrait d’un administrateur

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :

• présente par écrit sa démission au conseil d’administration;

• décède, devient insolvable ou interdit;

• perd sa qualité de membre;

• s’absente à trois (3) réunions consécutives ou quatre (4) non consécutives annuellement sans avoir de raison valable.

4.5. Rémunération

Les administrateurs s’acquittent de leur mandat à titre gratuit. Ils ont toutefois, au préalable, droit au remboursement des dépenses raisonnables qu’ils engagent dans I ‘exercice de leur fonction avec Ie consentement du conseil d’administration.

4.6. Pouvoir et responsabilités du conseil

Le conseil administre les affaires du FCV et en exerce tous les pouvoirs.

L’administrateur doit, dans l’exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la loi, les lettres patentes et les règlements lui imposent, et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. L’administrateur doit agir avec prudence et diligence, soin, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt du FCV. De plus, il doit éviter de se placer dans une situation de conflits entre son intérêt personnel et celui du FCV.

L’administrateur ne peut être lié à un mandat qu’il aurait reçu d’un tiers. En particulier, un administrateur qui est membre du conseil d’administration d’une autre organisation ne représente pas cette dernière.

5. Assemblée du conseil d’administration

5.1. Fréquence, avis, quorum et vote

Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire, mais au moins six (6) fois par année, sur demande du président ou de deux (2) des membres du conseil.

L’avis de convocation est donné par courrier ordinaire, téléphone, courriel ou télécopieur au moins deux (2) jours à l’avance. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, l’assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.

Le quorum de toute assemblée du conseil d’administration est constitué de trois (3) administrateurs en fonction parmi lesquels la présence du vice-président ou/et le président du FCV est obligatoire. Le quorum doit être respecté pour toute la durée des assemblées.

Toutes les décisions du conseil d’administration sont prises par vote majoritaire, chaque membre du conseil ayant droit à un vote. En cas d’égalité des voix, le président exerce son droit de vote prépondérant.

5.2. Résolution signée

Une résolution écrite (communiquée sur papier ou par courriel), signée par une majorité (50 % + 1) des administrateurs, est valide et au même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’organisation, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

5.3. Procès-verbaux

Les membres de la corporation ne peuvent consulter les procès-verbaux et résolutions du conseil d’administration, mais ces procès-verbaux et résolutions peuvent être consultées par les administrateurs de la corporation.

6. Les administrateurs

6.1. Président

Le président est le premier dirigeant de l’organisation. Il exerce son autorité sous le contrôle du Conseil. Il est le porte-parole officiel du FCV, à moins que le Conseil n’en désigne un autre. Il préside les assemblées des membres et du conseil d’administration. Il voit à la réalisation des objectifs du FCV, s’assure de l’exécution des décisions du Conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent lui être attribués par le conseil d’administration.  Il est membre d’office de tous les comités formés par le Conseil.

Il fait rapport annuellement à l’assemblée générale des activités du FCV et du Conseil d’administration.

6.2. Vice-président administrative

Le vice-président soutient le président dans I ‘exercice de ses fonctions au niveau administratif. II Ie remplace en cas d’absence ou d’incapacité d’agir. II peut remplir toute autre fonction que lui attribue Ie conseil.

6.3. Vice-président technique

Le vice-président soutient le président dans I ‘exercice de ses fonctions au niveau technique. Il travaille en étroite collaboration avec le directeur technique du club et iI Ie remplace en cas d’absence ou d’incapacité d’agir. II peut remplir toute autre fonction que lui attribue Ie conseil.

6.4. Secrétaire

Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux. Les registres, les lettres patentes, les règlements et les procès-verbaux sont sous sa garde et conservés en tout temps au siège social du FCV. Il en fournit les extraits requis.

6.5. Trésorier

Le trésorier a la charge et la garde des fonds du FCV et de sa comptabilité. Il tient un relevé précis de l’actif et du passif, ainsi que des recettes et déboursés du FCV dans un ou des livres appropriés à cette fin et en fait un rapport au conseil périodiquement. Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration, les deniers de l’organisation. Il présente annuellement une proposition de budget au conseil. Il conserve pour fin de vérification tout document relatif à la trésorerie jusqu’à ce que son rapport annuel et celui du comité de vérification couvrant l’exercice financier au complet ait été accepté sans réserve par l’assemblée générale.

6.6. Registraire

Le registraire est responsable des inscriptions des membres et des équipes selon les règlements des différentes ligues. Il applique la politique familiale et/ou de remboursement établie par le conseil d’administration. Il supervise l’émission et le contrôle des cartes d’identité pour les joueurs, entraîneurs et gérants. Il supervise les transferts et les sur classements de joueurs et voit au respect des procédures qui s’y rattachent. Il dresse et tient à jour la liste des membres.

7. Autres dispositions

7.1. Exercice financier

L’exercice financier de la corporation se termine Ie 31 décembre de chaque année, ou à toute autre date fixée par résolution du conseil d’administration.

7.1.1. Audit financier

Les livres et états financiers du FCV sont vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée annuelle des membres.

7.1.2. Vérification financière

Les livres et états financiers du FCV sont vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée annuelle des membres.

7.2. Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’organisme sont signés par les personnes qui sont désignées à cette fin par Ie conseil d’administration.

Lors de la première réunion du conseil d’administration suivant l’assemblée générale annuelle deux (2) signataires pour les chèques sont décidés. Habituellement le président et le vice-président sont les signataires élus.

7.3. Les contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont au préalable approuvé par Ie conseil d’administration et signés ensuite par les personnes qui sont désignées à cette fin.

7.4. Comités spéciaux

Le conseil peut créer tout comité qu’il juge nécessaire au bon fonctionnement de l’organisme, déterminer son (ses) mandat(s) et nommer ses membres. Les comités spéciaux doivent inclure au moins un (1) membre du conseil d’administration qui agira à titre de représentant du comité spécial. Ces comités doivent faire rapport au conseil d’administration et une fois fait et jugé opportun, le comité est dissous à la fin de son mandat.

7.5. Modification

Les modifications aux règlements de l’organisme doivent, conformément aux exigences de la Loi sur les compagnies, être adoptées par Ie conseil d’administration et ratifiées ensuite par les membres en assemblée annuelle ou extraordinaire. Le conseil d’administration peut, dans les limites permises par la Loi, amender les règlements de la corporation, les abroger ou en adopter de nouveaux et ces amendements, abrogations ou nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption par Ie conseil et ils le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée annuelle de l’organisme où ils doivent être entérinées par les membres pour demeurer en vigueur, à moins que dans I ’intervalle ils aient été entérinés lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin .

7.6. Conflit d’intérêt

Aucun administrateur intéressé, soit personnellement, soit comme membre d’une société ou corporation, dans un contrat avec la corporation, n’est tenu de démissionner. II doit cependant divulguer son intérêt au conseil d’administration au moment où celui-ci discute de ce contrat, le faire consigner au procès-verbal, s’abstenir de délibérer et de voter sur cette question. À la demande du président ou de tout administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d’administration délibère et vote sur I ‘acquisition ou Ie contrat en question.

7.7. Documents

Tous documents produits par l’administrateur dans le cadre de ses fonctions, demeurent la propriété du FCV et se doivent d’être conservés de façon adéquate à titre de référence, comme indiqué dans le contrat de confidentialité. De plus, une fois par année, avant l’assemblée générale annuelle, toute la documentation papier et électronique doit être sauvegardée dans un endroit (external hard drive) central étant la propriété du FCV.